各單位、各部門：

為準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地收集保存學(xué)院2014年在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。根據(jù)《安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》（院行字（2014）8號）有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)就做好歸檔工作通知如下：

一、歸檔范圍和歸檔時間：
　 （一）機(jī)關(guān)各部、處、室，各單位形成的黨群、行政、學(xué)生、外事、財務(wù)、聲像類文件材料，經(jīng)系統(tǒng)整理后應(yīng)在5月底前歸檔。
　 （二）各教學(xué)單位形成的教學(xué)綜合管理文件材料，經(jīng)系統(tǒng)整理后應(yīng)在5月底前歸檔，2015屆學(xué)生學(xué)業(yè)成績表應(yīng)在9月底前歸檔。
　 （三）科研、基建、儀器設(shè)備類文件材料應(yīng)在項目驗收（竣工）后6個月內(nèi)歸檔。
　 （四）其它各類文件材料歸檔時限參照《安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》執(zhí)行。
　 （五）為保證校內(nèi)各單位及時完整歸檔，檔案館主頁發(fā)布《各單位2014年文件材料歸檔進(jìn)度表》，及時通報各單位文件材料歸檔情況。
　 （六）2015年10月，我館將接受安徽省檔案局的業(yè)務(wù)檢查，文件材料歸檔完整程度是業(yè)務(wù)檢查的基本指標(biāo)，請各單位務(wù)必在歸檔期限內(nèi)實現(xiàn)歸檔。歸檔期限內(nèi)未能實現(xiàn)應(yīng)有文件材料歸檔的單位，我館將列出具體應(yīng)歸檔文件材料，通過電子郵件和電話向該單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員發(fā)出催歸通知，催歸通知發(fā)出一個月之內(nèi)，應(yīng)歸文件材料還不能歸檔的，我館將在學(xué)校主頁上通報該單位文件材料歸檔情況。
    二、質(zhì)量要求：
   （一）歸檔文件材料應(yīng)齊全完整；紙質(zhì)文件材料應(yīng)為原件；上級來文與文件處理單并存，本院文件與文件簽發(fā)單、定稿并存，正文與附件并存。
   （二）實行紙質(zhì)文件、電子文件雙套歸檔制。無電子文件的紙質(zhì)文件歸檔，有電子文件的與紙質(zhì)文件同時歸檔；電子文件歸檔時，必須同時提供紙質(zhì)文件。
   （三）本院形成的文件材料用紙應(yīng)規(guī)范，書寫、打印、用印等字跡應(yīng)清晰完整，責(zé)任者和成文時間應(yīng)標(biāo)明。
   （四）聲像材料歸檔時應(yīng)附有文字說明，并注明責(zé)任者、形成時間、內(nèi)容等，歸檔的聲像材料應(yīng)圖像清晰、音質(zhì)良好。

三、歸檔程序：
    各歸檔單位兼職檔案員負(fù)責(zé)統(tǒng)一向檔案館移交文件材料，移交時填寫《安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院案移交(接收)登記簿》，一式二份，由移交單位和檔案館相關(guān)人員簽字接收，歸檔單位和檔案館各執(zhí)一份，以備查驗。特此通知。
 
                             安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院檔案館